Arquivos Gestão financeira - Blog do Virtual ERP

Software para Gestão Empresarial: O Poder do Controle Financeiro

No mundo dos negócios, a gestão eficaz das finanças é essencial para o sucesso a longo prazo de qualquer empresa. De acordo com os especialistas na área, um dos principais pilares dessa gestão é o uso de software especializado em gestão empresarial, que oferece uma série de vantagens significativas no controle das finanças. Neste artigo, exploraremos como esses softwares revolucionaram a forma como as empresas lidam com suas finanças e como podem impulsionar o crescimento e a eficiência organizacional.

A Evolução da Gestão Empresarial

Antes da ascensão dos softwares de gestão empresarial, muitas empresas dependiam de métodos manuais e planilhas para acompanhar suas finanças. No entanto, esses métodos eram propensos a erros, consumiam tempo e recursos consideráveis e, muitas vezes, resultavam em decisões financeiras imprecisas.

Com o avanço da tecnologia, surgiram os softwares de gestão empresarial, também conhecidos como ERP (Enterprise Resource Planning), que integram e automatizam uma variedade de processos empresariais, incluindo contabilidade, folha de pagamento, gestão de estoque, vendas e muito mais. Portanto, esses sistemas oferecem uma visão abrangente e em tempo real das operações financeiras de uma empresa, permitindo uma tomada de decisão mais informada e estratégica.

Contudo, é importante ressaltar que não é necessário que um software de gestão financeira contenha todos os módulos de um ERP para ser eficiente. Existem softwares especializados em gestão financeira que atendem às necessidades específicas de uma empresa, sem a complexidade e o custo associados a um sistema completo de ERP. Essas soluções podem focar apenas em aspectos como controle de despesas, fluxo de caixa, faturamento e relatórios financeiros, oferecendo uma alternativa mais acessível e direcionada para empresas de todos os tamanhos.

Gestão Financeira x Gestão Empresarial

Enquanto a gestão financeira se concentra especificamente no controle e na otimização dos recursos financeiros de uma empresa, a gestão empresarial abrange uma gama mais ampla de atividades relacionadas à administração e ao crescimento do negócio como um todo. Embora a gestão financeira seja um componente crucial da gestão empresarial, esta última envolve também aspectos como recursos humanos, operações, vendas e marketing. No entanto, no mercado temos softwares como o Virtual ERP voltados para gestão empresarial, mas são modulares e possibilitam a implantação de toda a sua gestão financeira, sem os altos custos de outros módulos presentes em uma ERP.

Softwares ERP

Uma das ferramentas mais poderosas para a gestão empresarial é o software ERP (Enterprise Resource Planning). Um ERP integra vários processos empresariais em um sistema único e coeso. Empresas como a Corporatte, especializadas em consultoria ERP, têm expertise em implantar sistemas de grande porte. Os sistemas dessa capacidade abrangem desde contabilidade e finanças até gerenciamento de estoque, produção, vendas e recursos humanos. No entanto, a implantação de um sistema ERP é um investimento significativo. Por outro lado, mas pode trazer uma série de benefícios, incluindo eficiência operacional, maior visibilidade dos processos e tomada de decisão mais informada.

Gestão Fiscal

Além da gestão financeira e empresarial, outro aspecto crucial para o sucesso de uma empresa é a gestão fiscal. A conformidade com as leis fiscais e regulamentações é essencial para evitar penalidades e litígios. Empresas especializadas em ERP também oferecem serviços de escrituração fiscal digital. A gestão fiscal garante que as empresas estejam em conformidade com as obrigações fiscais e cumprindo as exigências da Receita Federal.

Gestão Mais Ampla

Em resumo, enquanto a gestão financeira se concentra nos aspectos monetários da empresa, a gestão empresarial abrange uma gama mais ampla de atividades administrativas. Portanto, o uso de sistemas ERP e consultoria especializada pode ajudar as empresas a integrar e otimizar seus processos empresariais. Enquanto que a gestão fiscal garante conformidade com as leis e regulamentações fiscais. Juntas, essas práticas contribuem para o sucesso e a sustentabilidade de uma empresa a longo prazo.

Vantagens no Controle Financeiro

Precisão e Consistência: Os softwares de gestão empresarial eliminam a necessidade de entrada manual de dados, reduzindo assim o risco de erros humanos. Isso garante a precisão e consistência dos registros financeiros, fundamentais para uma análise precisa da saúde financeira da empresa.
Visibilidade em Tempo Real: Com um sistema de gestão empresarial, os gestores têm acesso instantâneo a informações financeiras atualizadas. Isso permite uma análise em tempo real do desempenho financeiro da empresa, facilitando a identificação de tendências, oportunidades e áreas de preocupação.
Automatização de Processos: Os softwares de gestão empresarial automatizam uma variedade de processos financeiros, desde a faturação até o pagamento de contas. Isso não só economiza tempo e recursos, mas também reduz o risco de atrasos e erros.
Tomada de Decisão Informada: Com dados financeiros precisos e atualizados ao alcance das mãos, os gestores estão mais bem equipados para tomar decisões estratégicas. Eles podem identificar áreas de alto desempenho, identificar custos desnecessários e ajustar estratégias conforme necessário para otimizar o desempenho financeiro da empresa.
Conformidade Regulatória: Os softwares de gestão empresarial geralmente vêm com recursos integrados de conformidade regulatória, ajudando as empresas a cumprir obrigações fiscais e regulamentares. Isso reduz o risco de penalidades e litígios associados a violações de conformidade.
Escalabilidade: À medida que uma empresa cresce, suas necessidades financeiras também mudam. Os softwares de gestão empresarial são altamente escaláveis. Isso significa que podem crescer e se adaptar conforme a empresa se expande, sem comprometer a eficiência ou a precisão.

Conclusão

Os softwares de gestão empresarial transformaram a forma como as empresas gerenciam suas finanças, proporcionando precisão, eficiência e visibilidade sem precedentes. No entanto, ao automatizar processos, fornecer dados em tempo real e facilitar uma tomada de decisão informada, esses sistemas capacitam as empresas a otimizar seu desempenho financeiro e impulsionar o crescimento a longo prazo. Para qualquer empresa que deseje manter uma vantagem competitiva no mercado atual, investir em um software de gestão empresarial é essencial.

Plano financeiro: como fazer o seu

O planejamento financeiro é o ponto de partida fundamental para uma gestão eficaz de suas finanças, e para isso que serve o plano financeiro.

Organizar suas finanças é essencial para compreender os seus gastos e equilibrá-los com suas receitas. O controle preciso das contas a pagar e receber é a base sólida para evitar dívidas indesejadas.

No entanto, a falta de controle financeiro e a ausência de um plano financeiro bem definido frequentemente são causas significativas de endividamento. Portanto, é crucial estabelecer um plano financeiro sólido para guiar suas decisões e garantir que suas finanças estejam sob controle.

O que é Plano financeiro

Já vimos que o planejamento financeiro é uma ferramenta essencial para manter suas finanças organizadas, ajudando-o a estabelecer e alcançar seus objetivos financeiros, ao mesmo tempo em que controla seus gastos.

Além disso, no artigo Aprenda sobre contas a pagar e a receber, você já compreendeu a importância de controlar suas obrigações financeiras. Agora, o próximo passo é aprender a organizar essas contas de forma mais eficaz, começando por decidir como deseja visualizar sua situação financeira.

Cada pessoa ou empresa pode ter um plano financeiro único, adaptado às suas necessidades e metas específicas. Embora a complexidade possa variar, há duas informações fundamentais que você precisa saber: categorias e tipos de contas.

Categorias do plano financeiro

Sem a categorização, sua lista de lançamentos financeiros seria uma bagunça confusa, dificultando muito o controle das suas finanças. No entanto, ao invés de ajudar, isso só complicaria as coisas.

Imagine que os recebimentos (receitas) e os pagamentos (despesas) são as duas primeiras categorias: Receitas (1) e Despesas (2). Os lançamentos de recebimentos estariam listados abaixo da categoria Receitas, enquanto os pagamentos estariam organizados sob a categoria Despesas. É fundamental entender que um lançamento de receita não pode ser colocado dentro da categoria de despesas, e vice-versa. Essa simples organização já diferencia claramente o que você ganha do que você gasta.

Tipos do plano financeiro: Contas fixas e variáveis

Os tipos dos lançamentos financeiros podem ser classificados como contas fixas ou variáveis.

As contas fixas ou recorrentes são aquelas que ocorrem regularmente, mês após mês. No entanto, é importante organizar todos os pagamentos fixos sob o tipo de contas fixas, assim como agrupar os pagamentos variáveis sob o tipo de contas variáveis.

É crucial prestar atenção há duas importantes considerações aqui. Primeiro, você pode ter tanto contas fixas de receitas e despesas, quanto contas variáveis de receitas e despesas. Portanto, respeite a premissa dos tipos e mantenha os lançamentos organizados conforme corresponda.

Segundo, é importante reconhecer que cada pessoa ou empresa pode utilizar terminologias diferentes para os tipos de contas. Por exemplo, termos como “Entradas financeiras”, “Entradas extras”, “Entradas variáveis”, “Receitas fixas”, entre outros, podem ser utilizados para receitas. Da mesma forma, para despesas, termos como “Saídas”, “Despesas”, “Saídas extras”, “Pagamentos fixos”, entre outros, podem ser adotados. O importante é utilizar uma terminologia que faça sentido para você e que permita visualizar suas finanças da maneira mais clara possível.

Naturezas financeiras

Nos sistemas de gestão financeira, ou gestão das finanças, o termo utilizado para essa forma de controle pode variar, mas muitos softwares financeiros que permitem um melhor controle das contas a pagar e a receber sempre possuem uma maneira de classificação para organizar os lançamentos financeiros.

Em alguns desses sistemas pode ser chamado de plano financeiro, que significa a forma como você irá visualizar as suas finanças, e dentro desse plano financeiro existe a categoria e a natureza financeira.

Por exemplo: Aluguel pode estar dentro da natureza “Contas Fixas” que pertence a categoria “Despesas”.

Contudo, não impede de existir mais um nível, e nesse caso a conta Aluguel poderia estar dentro da natureza Custos da empresa, que pertence a categoria “Despesas” com sub nível “Contas Fixas”. Essa estrutura é de acordo como você deseja visualizar o seu plano financeiro. Lembrando ainda, que um plano financeiro empresarial costuma ser bastante detalhado.

Planejamento financeiro geral

Para elaborar um plano financeiro sólido, é essencial seguir alguns passos fundamentais:

Compreenda sua Situação Atual: Analise sua situação financeira atual, incluindo suas receitas, despesas, dívidas e ativos. Isso fornecerá uma base sólida para o desenvolvimento do plano.
Estabeleça Metas Financeiras: Defina objetivos claros e alcançáveis para suas finanças, como economizar para uma emergência, pagar dívidas, investir em educação ou planejar a aposentadoria.
Crie um Orçamento: Desenvolva um orçamento detalhado que liste suas receitas e despesas mensais. Isso ajudará a controlar seus gastos e garantir que você esteja direcionando seus recursos para suas prioridades financeiras.
Identifique e Priorize Despesas: Classifique suas despesas em categorias, como essenciais (moradia, alimentação, transporte) e não essenciais (entretenimento, compras supérfluas). Priorize suas despesas de acordo com suas metas financeiras.
Reduza Despesas e Economize: Identifique áreas onde você pode reduzir despesas e economizar dinheiro. Isso pode incluir cortar gastos desnecessários, renegociar contratos ou procurar por opções mais econômicas.
Pague Dívidas: Se você tem dívidas, crie um plano para pagá-las de forma estruturada. Considere priorizar dívidas com taxas de juros mais altas e explore opções de consolidação ou renegociação, se necessário.
Crie um Fundo de Emergência: Reserve uma parte de suas economias para criar um fundo de emergência que cubra despesas inesperadas, como reparos domiciliares, despesas médicas ou perda de emprego.
Invista para o Futuro: Explore opções de investimento que ajudem a aumentar seu patrimônio ao longo do tempo, como fundos mútuos, ações, títulos ou imóveis. Considere suas metas de longo prazo ao selecionar investimentos.
Revise e Ajuste Regularmente: Revise seu plano financeiro regularmente para garantir que ele esteja alinhado com suas metas e circunstâncias atuais. Faça ajustes conforme necessário para garantir que você esteja no caminho certo para alcançar seus objetivos financeiros.

Conclusão

Ao seguir esses passos e manter um compromisso constante com a disciplina financeira, você estará no caminho certo para alcançar uma saúde financeira sólida e alcançar suas metas financeiras a longo prazo.

Em conclusão, agora que você sabe como irá lidar com as suas finanças, defina no plano financeiro os nomes das categorias e naturezas financeiras para visualizar o seu planejamento financeiro geral de forma que atenda as suas expectativas.

Entretanto, lembre-se que é um esforço conjunto entre o seu plano e o acompanhamento efetivo no dia-a-dia, somando com seu esforço, você alcançará o sucesso na organização financeira.

Como vimos o plano financeiro vai muito além de montar uma planilha ou utilizar um software de gestão financeira, ou de controle de contas a pagar e a receber, porque depende bastante do seu planejamento financeiro geral.

Contas a pagar e a receber: para que serve

Administrar suas finanças com eficiência é essencial para uma saúde financeira sólida. Ao organizar seus gastos e equilibrá-los com sua receita, você ganha uma compreensão clara de suas finanças. Controlar as contas a pagar e a receber é o primeiro passo para evitar dívidas e garantir uma gestão financeira saudável.

A falta de controle financeiro é uma das principais causas de endividamento. Sem um gerenciamento adequado e um planejamento financeiro sólido, é fácil gastar mais do que se ganha. Portanto, é crucial estabelecer hábitos financeiros sólidos, como monitorar gastos, criar um orçamento realista e reservar fundos para emergências, a fim de garantir estabilidade e evitar o ciclo de endividamento.

Controle das finanças

O controle de finanças é quando você gerencia e planeja as suas receitas (a receber) e despesas (a pagar) no decorrer de um período e de uma forma eficiente.

Gerenciar as suas finanças é mais do que apenas observar números em uma planilha; é um processo contínuo de planejamento e controle para garantir estabilidade e bem-estar financeiro a longo prazo.

O controle das finanças envolve um entendimento claro das suas receitas e despesas ao longo de um período determinado. É crucial saber não apenas quanto você espera receber, mas também quanto pode gastar de forma responsável com base nessa renda projetada. Quando você gasta mais do que ganha, cria-se um cenário de endividamento que pode rapidamente se tornar insustentável.

O endividamento, seja por meio de empréstimos, financiamentos ou o uso irresponsável de cartões de crédito com altas taxas de juros, é uma armadilha financeira comum. Ao recorrer a recursos que você não possui, você não apenas acumula dívidas, mas também compromete seu futuro financeiro devido aos encargos adicionais resultantes de juros e taxas.

Para evitar esse ciclo prejudicial, é fundamental adotar práticas financeiras sólidas. Isso inclui estabelecer um orçamento realista, monitorar de perto seus gastos, priorizar pagamentos de dívidas existentes e evitar tentações de gastos impulsivos. Ao desenvolver e manter hábitos financeiros saudáveis, você constrói uma base sólida para alcançar suas metas financeiras e desfrutar de uma vida financeira mais tranquila e estável.

A seguir separamos alguns assuntos importantes que você precisa saber na hora de controlas as suas finanças.

Contas a receber (receitas)

Para gerenciar efetivamente as suas finanças, é essencial começar organizando as suas contas a receber, ou seja, as suas receitas. Comece criando uma lista detalhada de todas as fontes de renda que você espera receber durante o mês. Isso inclui salários, freelancers, rendimentos de investimentos e quaisquer outras entradas de dinheiro.

É importante lembrar que o total de suas receitas deve servir como um guia para seus gastos, mas não como uma licença para gastar indiscriminadamente. Uma prática financeira sólida envolve não apenas viver dentro dos seus meios, mas também reservar uma parte das suas receitas para poupança e emergências.

Não subestime a importância de poupar regularmente. Mesmo que pareça difícil no início, reservar uma porção das suas receitas para poupança pode fazer toda a diferença quando enfrentar imprevistos financeiros. Emergências acontecem, e estar preparado financeiramente pode aliviar muito o estresse e proporcionar segurança financeira a longo prazo. Portanto, faça um esforço para guardar uma parte das suas receitas regularmente e construa um colchão financeiro que possa ajudá-lo nos momentos de necessidade.

Contas a pagar (despesas)

Para uma gestão financeira eficaz, é fundamental começar organizando as suas contas a pagar, ou seja, as suas despesas. Comece criando uma lista abrangente de todas as suas despesas mensais. Uma estratégia útil é categorizar essas despesas em grupos para uma visão mais clara dos padrões de gastos e identificar áreas onde ajustes podem ser feitos para alcançar metas financeiras.

Ao agrupar suas despesas por categorias, você pode entender melhor para onde está indo o seu dinheiro e tomar decisões mais informadas sobre como alocar seus recursos. Por exemplo, ao identificar categorias onde você gasta mais do que gostaria, você pode encontrar maneiras de reduzir esses gastos, seja cortando despesas desnecessárias ou encontrando alternativas mais econômicas.

Essa abordagem não apenas ajuda a controlar melhor seus gastos, mas também pode facilitar o estabelecimento de metas de poupança mais realistas e alcançáveis. Ao entender seus padrões de gastos e fazer ajustes conforme necessário, você pode trabalhar em direção a uma saúde financeira mais sólida e alcançar seus objetivos financeiros de forma mais eficiente.

Balanço das contas a pagar e a receber

Agora que você tem uma visão clara do que entra e do que sai, é hora de fazer um balanço para entender sua situação financeira. Subtraindo suas despesas totais de suas receitas, você obterá o saldo do mês, que é a diferença entre o que você ganhou e o que gastou.

É importante perceber que esse balanço não é apenas um número; é uma ferramenta poderosa para tomar decisões financeiras informadas. Com esse saldo em mãos, você pode avaliar se está vivendo dentro de seus meios ou se está gastando mais do que deveria.

Além disso, considere estender esse exercício de planejamento além de um mês. Pode ser útil planejar suas finanças para o ano inteiro ou mesmo para os próximos três meses. Ao fazer isso, você estabelece metas financeiras de longo prazo e pode se policiar para não ultrapassar seus limites de gastos ao longo do tempo.

Lembre-se, o planejamento financeiro não é apenas sobre o presente, mas também sobre garantir sua segurança financeira no futuro. Ao manter seus gastos dentro do que você planejou, você estará construindo um alicerce sólido para alcançar seus objetivos financeiros e desfrutar de uma vida financeira mais estável e tranquila.

Contas fixas e variáveis

Contas fixas e contas variáveis são dois tipos diferentes de despesas que as pessoas têm em seus orçamentos mensais. Aqui está a diferença entre eles:

Contas Fixas:

São despesas que permanecem constantes mês após mês, geralmente com valores previsíveis.

Essas despesas não variam com o uso ou consumo. Seu valor permanece o mesmo independentemente de outros fatores.

Exemplos comuns de contas fixas incluem aluguel ou prestação da casa, mensalidade da escola ou faculdade, assinaturas de serviços como internet, telefone e TV a cabo, seguros, entre outros.

Contas variáveis

São despesas que podem flutuar de mês para mês, geralmente devido ao uso ou consumo variável.

O valor dessas despesas depende de fatores como consumo, uso ou outras variáveis que afetam seu custo.

Exemplos de contas variáveis incluem contas de energia elétrica, água e gás (que podem variar dependendo do consumo), compras de supermercado, lazer, transporte, entre outros.

Contas fixas a considerar

Contudo, embora algumas contas possam também serem consideradas como contas fixas, mesmo que tenham alguma pequena variação de valor a cada mês, por exemplo, a conta de luz pode ter alguma variação de valor devido ao consumo de energia, e muitas vezes são consideradas como contas fixas no contexto de um orçamento mensal. Isso ocorre porque, mesmo que o valor possa variar um pouco de um mês para o outro com base no consumo, geralmente é possível estimar uma média mensal razoável para essa despesa.

Devido a isso, você pode considerar algumas contas como fixas, porque elas possuem uma recorrência mensal, mesmo que o valor sofra alguma variação.

Atenção nas contas fixas

Todas as despesas merecem atenção, mas é crucial reconhecer que as contas fixas são especialmente significativas no contexto do controle financeiro. A razão é simples: enquanto as contas variáveis podem flutuar, as fixas tendem a ser mais estáveis e previsíveis, o que facilita seu controle.

O aumento das despesas fixas pode ser especialmente preocupante, já que isso significa um maior comprometimento de sua renda futura. Quanto mais contas fixas você tiver, mais seu próximo recebimento estará comprometido. Isso pode limitar sua flexibilidade financeira e dificultar a adaptação a mudanças nas circunstâncias.

Portanto, é fundamental monitorar de perto suas despesas fixas e procurar maneiras de mantê-las sob controle. Isso pode envolver negociar tarifas, buscar alternativas mais econômicas ou até mesmo reavaliar suas necessidades e prioridades de gastos. Ao fazer isso, você protege sua capacidade de gerenciar suas finanças de forma eficaz e mantém sua liberdade financeira para lidar com imprevistos e buscar seus objetivos a longo prazo.

Panorama total as contas

As despesas variáveis têm sua importância no panorama financeiro, mas sua natureza única, muitas vezes, torna-as mais simples de administrar. No entanto, subestimar a soma total das despesas fixas e variáveis pode resultar em surpresas desagradáveis que comprometem significativamente o controle financeiro.

Embora as despesas variáveis possam parecer mais fáceis de gerenciar devido à sua natureza ocasional, não devemos subestimar seu impacto cumulativo ao longo do tempo. À medida que essas despesas se acumulam, elas podem afetar significativamente o orçamento mensal e prejudicar a capacidade de cumprir com outras obrigações financeiras.

Portanto, é essencial adotar uma abordagem abrangente ao administrar suas finanças, considerando tanto as despesas fixas quanto as variáveis. Isso permite uma visão mais completa da situação financeira e ajuda a evitar surpresas desagradáveis que possam comprometer sua estabilidade financeira. Ao entender e gerenciar adequadamente todas as despesas, você estará melhor preparado para alcançar suas metas financeiras e manter o controle de suas finanças a longo prazo.

Conclusão

A conclusão é clara: para um controle financeiro eficaz das contas a pagar e a receber, são necessárias organização, planejamento e disciplina. No entanto, é difícil exercer disciplina sem uma compreensão completa das contas a pagar e a receber, tanto fixas quanto variáveis.

Ter um entendimento claro de suas despesas fixas e variáveis é fundamental para estabelecer um plano financeiro sólido. Isso inclui não apenas saber quais contas precisam ser pagas regularmente, mas também entender como as despesas variáveis podem impactar seu orçamento ao longo do tempo.

Ao ter uma visão abrangente de suas finanças, você pode tomar decisões mais informadas sobre como alocar seus recursos, priorizar gastos e poupar para o futuro. Isso ajuda a garantir que você esteja vivendo dentro de seus meios e trabalhando em direção a seus objetivos financeiros de longo prazo.

Portanto, ao buscar disciplina financeira do seu contas a pagar e a receber, comece por conhecer suas contas fixas e variáveis. Isso proporcionará uma base sólida para uma gestão financeira bem-sucedida e o capacitará a tomar decisões financeiras mais conscientes e eficazes.